Zunächst legt Adveniat mit dem Gutachter oder der Gutachterin sowie der Partnerorganisation in einem Referenzrahmen fest, worin das Erkenntnisinteresse besteht und welche konkreten Fragen durch die Evaluierung beantwortet werden sollen. Dabei sind die in den Anträgen formulierten Ziele und Indikatoren wichtig.

Vor Ort werten die Gutachterinnen oder Gutachter zunächst Dokumente aus, darunter Projektanträge sowie Berichte über den Projektverlauf und -abschluss. Dabei suchen sie nach quantitativen Aussagen, etwa wie viele Personen durch das Projekt ein Kleinunternehmen gegründet haben. Um qualitative Fragestellungen zu beantworten, werden in der Regel Interviews geführt. Dabei stellen Gesprächsleitfäden sicher, dass die gleichen Fragen gestellt und die Antworten verglichen werden können – beispielsweise was die Personen im Projekt erlebt haben, was sich für sie verbessert hat und woran sie die Verbesserung festmachen. Solche Fragen lassen sich nicht durch reine Zahlen beantworten. Eine Evaluierung in Kolumbien hat zum Beispiel ergeben, dass sich die Situation von Frauen vor allem da verbessert hat, wo Männer stark im Projekt eingebunden waren und an den Aktivitäten teilnahmen.

Der Gutachter oder die Gutachterin verfasst auf Basis dieser Informationen einen Evaluierungsbericht, der Adveniat und der Partnerorganisation vorgelegt wird. Von Auftragsvergabe bis zum Abschluss dauert die Evaluierung etwa drei bis sechs Monate.

Im Gespräch mit der Partnerorganisation werden die Beobachtungen und Empfehlungen der Evaluierung besprochen und weitere Schritte geplant. Die Zusammenfassung des Evaluierungsberichts wird sowohl dem Projektpartner als auch Adveniat vorgelegt.